ما يشمله العقد
سياسات المالية والمحاسبة
دليل الحسابات، إجراء الإقفال الشهري، سياسات الذمم، الاعتراف بالإيرادات، النفقات، الأصول الثابتة، الإيجارات (IFRS 16).
المشتريات وإدارة الموردين
مصفوفات الموافقة، تأهيل الموردين، إجراءات العطاءات، مسارات الموافقة على العقود، صيانة بيانات الموردين.
الرواتب والموارد البشرية
التوظيف، التأهيل، تسجيل GOSI، دورة الرواتب، سياسة الإجازات، حساب نهاية الخدمة، التزام السعودة، متوافقة مع نظام العمل.
تقنية المعلومات وأمن المعلومات
سياسة الاستخدام المقبول، التحكم في الوصول، النسخ الاحتياطي، الاستجابة للحوادث، سياسة كلمات المرور.
الخزينة وإدارة النقد
حوكمة الحسابات البنكية، صلاحيات الدفع، حدود التوقيع، النقد الصغير، إيقاع تنبؤ النقد.
إجراءات زاتكا والالتزام
إجراء تقديم ضريبة القيمة المضافة، سير عمل إقرار الزكاة، مراقبة فواتير زاتكا، عملية الاستقطاع الضريبي.
لماذا تختار ديجيتس
دليل عمليات مفيد هو قصير، محدد، وحديث. يصف كيف يتم الشيء فعلاً، ليس كيف يجب أن يتم نظرياً وفق قالب عام. يسمي المسؤولين، الأنظمة، الموافقات المطلوبة، السجلات المحتفظ بها. يراجع سنوياً ويحدث عند تغير أي نظام أو لائحة.
إذا تم بشكل صحيح، التوثيق يدفع تكلفته بثلاث طرق: انضمام أسرع (موظفون جدد منتجون خلال أسابيع، ليس أشهر)، نتائج مراجعة أقل (الضوابط مثبتة لأنها مكتوبة)، وعمليات أكثر مرونة (المعرفة لا تخرج من الباب عندما يغادر شخص رئيسي). إذا تم بشكل سيء، فهو مجرد ورق مكلف.
متى تحتاج هذه الخدمة
- تستعد لمراجعة SOCPA وطلبت السياسات مكتوبة
- تقترب من IPO، تمويل، أو بيع استراتيجي — الفحص سيطلب أدلة حوكمة
- تتجاوز 50 موظف والعمليات غير الرسمية تبدأ بالانكسار
- تتحول من إدارة المالك إلى إدارة محترفة
- حصل احتيال أو نزاع أو فشل التزام — السبب دائماً عملية غير موثقة
كيف نعمل
الخطوة 1: النطاق
نتفق على النطاق، أي وظائف، أي عمق، ونحدد من يعرف العملية الحالية، عادة 5 إلى 15 شخصاً.
الخطوة 2: التقاط الوضع الحالي
عبر المقابلات والمراجعات، نوثق ما يحدث فعلاً، ليس ما يعتقد الناس أنه يحدث. الفجوات التي تظهر تكون من أقيم المخرجات.
الخطوة 3: الصياغة والمراجعة
نصيغ السياسات بلغة بسيطة، بالعربية والإنجليزية، مع ملكية، موافقات، ومتطلبات أدلة واضحة.
الخطوة 4: دعم التطبيق
التوثيق مفيد فقط إذا استخدم. نساعد في التطبيق، جلسات تدريبية، مراجع سريعة، دمج السياسات في الأنظمة.
الأسئلة الشائعة
ألا توجد قوالب أدلة سياسات؟
نعم، وهي تقريباً عديمة الفائدة. القوالب العامة لا تعكس الأنظمة السعودية، أنظمتك المحددة، أو سير عملك الفعلي.
كم تأخذ مهمة التوثيق؟
نطاق المالية والمشتريات النموذجي يأخذ 6 إلى 10 أسابيع. التوثيق المؤسسي الكامل (مالية، مشتريات، موارد بشرية، تقنية معلومات، التزام) يأخذ 3 إلى 4 أشهر.
هل سيرضي مراجعنا الخارجي؟
نعم، السياسات والإجراءات الموثقة أصبحت متطلب مراجعة متزايد، خاصة حول الاعتراف بالإيرادات والأطراف ذات العلاقة وضوابط تقنية المعلومات.
هل تقدمون التوثيق بالعربية؟
ثنائية اللغة كمعيار. للعمليات العربية فقط نسلم بالعربية. للفرق المختلطة، وثائق متوازية ثنائية اللغة.